Langkah-Langkah Melakukan Program Public Relations Beserta Contoh

Proses PR Planning dan Programming

• Analisis Situasi, situasi yang berkaitan dengan persoalan Public Relations  yang dihadapi oleh organisasi baik situasi politik, ekonomi, lingkungan, dan lain-lain.
• Analisis Organisasi tersebut meliputi;

1.  performance
2. sumber daya yang dimiliki
3. persepsi publik
4. kompetitor
5. oposisi
6. pendukung

• Analisis Publik dan Stakeholders.

1. Menganalisis key publics, berbagai kelompok/individu yang berhubungan dengan isu-isu yang berkaitan dengan organisasi.
2. Menganalisis publics need, wants, and expectations tentang isu yang berkembang dengan organisasi.

• Faktor Internal

1. Sejarah Organisasi, Visi Misi, Strategi, Struktur.
2. Daftar dan biografi management
3. Deskripsi produk, jasa, program, kebijakan.
4. Sumber daya yang dimiliki.
5. kebijakan yang telah diluncurkan.
6. dan lain-lain

• Faktor Eksternal

1. klipping koran, majalah, online, dan publikasi lainnya.
2. laporan, transkip berita-berita di media elektronik
3. konten analisis dari berita-berita di media
4. daftar media, jurnalisis

• Perencanaan Program PR (Strategi)

1. Menetapkan tujuan dan sasaran.
2. Menetapkan target khalayak
3. Menetapkan strategi komunikasi
4. Menetapkan Communications Channel 
5. Menetapkan Grand Key Message dan Key Messages
6. Memformulasikan Program PR

• Implementasi Program PR

1. Waktu pelaksanaan PR.
2. Cara pelaksanaan program PR.

Contoh Pelaksanaan Program PR

                Analisis Situasi

            A.    Faktor Internal.

a.       Sejarah PT Gramedia Asri Media.

Pendiri Gramedia , Almarhum Tuan PK Ojong dan pimpinan yang sekarang Tuan Jacob Oetama, memiliki sebuah Visi yang jelas. Mereka ingin ikut serta dalam pengembangan intelektual bangsa Indonesia agar rakyat Indonesia dapat meningkatkan kesejahteraan dan masa depan. Mereka bermaksud untuk mendorong masyarakat Indonesia untuk menggemari membaca sehingga hidup mereka menjelma melalui kekuatan ilmu pengetahuan.

Jacob Oetama dan apa yang telah menjadi Kompas Gramedia Group memiliki awal yang sangat sederhana.

Tuan Jocob Oetama memulai tugas sebagai penulis dengan sebuah keinginan besar untuk memberi informasi dan pengetahuan kepada semua orang. Dengan ini dia bersama Almarhum Tuan P.K Ojong menerbitkan majalahnya yang pertama kali yaitu Intisari pada tahun 1963. dan majalah ini akan tetap diterbitkan hingga saat ini. Dua tahun berlalu pada 28 Juni 1965 dia dan Tuan Ojong memulai sebuah Koran harian yang disebut Kompas. Kompas telah menjadi Koran yang paling banyak dibaca masyarakat Indonesia dengan sirkulasi yang luas.

Maka terkenal kesuksesan pada awal usaha. Tuan Jacob Oetama segera mendirikan penerbitan buku dan majalah oleh dirinya sendiri, mencetak dan menjual eceran. Dan maka pada tahun 1970 Toko Buku Gramedia yang pertama dibuka secara umum sebagai bisnis di Jl. Gajah Mada, Jakarta. Bisnis sangat bagus dan perluasan bisnis terjadi dengan cepat. Hingga saat ini Gramedia memiliki 90 toko buku di Indonesia dan berencana akan meluaskan cabang ke luar negeri (Malaysia dan Singapura) .

PT. Gramedia Asri Media adalah anak perusahaan Kelompok Kompas Gramedia yang menyediakan jaringan toko buku dengan nama Toko Buku Gramedia di beberapa kota di Indonesia dan Malaysia. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 2 Februari 1970 dengan diawali dari satu toko buku kecil berukuran 25m² di daerah Jakarta Barat dan sampai tahun 2002 telah berkembang menjadi lebih dari 50 toko yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain menyediakan buku, toko-toko Gramedia juga menyediakan berbagai produk lain seperti alat tulis, perlengkapan kantor, alat olahraga, dan lain-lain.

Perusahaan ini bekerja sama dengan penerbit-penerbit buku baik dalam maupun luar negeri. Dari kelompok usahanya sendiri, pemasok ke Toko Buku Gramedia antara lain adalah Gramedia Pustaka Utama, Elex Media Komputindo, Gramedia Widya Sarana, Bhuana Ilmu Populer, dan Gramedia Majalah, sementara dari luar negeri misalnya Prentice Hall, McGraw Hill, Addison Wesley

2.  Visi dan Misi

 VISI 

Turut berpartisipasi dalam pengembangan intelektual bangsa dengan menyebarkan ilmu pengetahuan dan informasi melalui model retail yang berbeda dan pendistribusian buku, ATK, dan produk multimedia, ditandai dengan pelayanan yang terbaik, manajemen yang proaktif, dan perilaku bisnis yang tepat.  

MISI

1.      Untuk menjadi agent of change di dalam masyarakat yang pluralistic.

2.      Untuk menjadi pemimpin di dalam retail dan distribusi ilmu pengetahuan, informasi dan infotainment berbasis media.

3.      Untuk menyediakan produk-produk yang canggih, inovatif, dan berorientasi pasar.

B.     Faktor Eksternal

"Buku adalah jendela dunia". Kunci untuk membukanya adalah membaca. Membaca adalah sebuah aktivitas yang tidak asing  bagi masyarakat. Bahkan kegiatan membaca sudah diperkenalkan sejak usia dini. Dengan membaca, kemampuan berfikir manusia akan semakin terasah dan berkembang, ilmu pengetahuan pun akan bertambah dan meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia terutama di era globalisasasi ini. Maka dari itu, membaca menjadi sebuah kebutuhan manusia agar dapat menghadapi persaingan dengan bangsa–bangsa lain di dunia.

Ada banyak manfaat membaca, diantaranya membantu pengembangan pemikiran dan menjernihkan cara berpikir, meningkatkan pengetahuan, meningkatkan memori dan pemahaman. Dengan sering membaca, seseorang mengembangkan kemampuan untuk memproses ilmu pengetahuan, mempelajari berbagai disiplin ilmu, dan menerapkan dalam hidup.

Gemar membaca juga dapat melindungi otak dari penyakit alzheimer, mengurangi stres, mendorong pikiran positif. Membaca memberikan jenis latihan yang berbeda bagi otak dibandingkan dengan menonton TV atau mendengarkan radio. Kebiasaan membaca melatih otak untuk berpikir dan berkonsentrasi.

Namun, dibalik manfaat-manfaat dari membaca ini ternyata minat membaca orang Indonesia sangatlah rendah. Di negara maju setiap penduduknya membaca 20 hingga 30 judul buku setiap tahun. Sebaliknya di Indonesia, penduduk hanya membaca paling banyak tiga judul buku dan itu pun masyarakat usia 0-10 tahun.

Menurut Sindonews.com terbitan 19 September 2013. Minat baca warga negara Indonesia sangat rendah dan memprihatinkan. Hal ini dibuktikan dengan hasil indeks nasional yang menyebutkan bahwa indeks baca di Indonesia hanya 0,01. Sedangkan rata-rata indeks baca negara maju berkisar antara 0,45 sampai dengan 0,62. Hasil tersebut membuktikan bahwa Indonesia menjadi peringkat ketiga dari bawah untuk minat baca.

Menurut hasil survei UNDP 2013 yang menyatakan, Indeks Pembangunan Manusia (IPM) Indonesia tahun 2012 menduduki peringkat 121 dari 187 negara dengan skor 0,629. Sementara untuk ASEAN IPM Indonesia masih di bawah Malaysia, yang menempati peringkat 64 dengan skor 0,769, Singapura 18 (0,895), Thailand 103 (0,690) dan Brunei Darussalam di posisi 30 (0,855). (Sindonews.com, 18/9/2013)

Survei UNDP di atas diperkuat oleh Data Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI), di mana jumlah jurnal ilmiah (cetak) di Indonesia hanya sekitar 7.000 buah. Dari jumlah tersebut, hanya 4.000 jurnal yang masih terbit secara rutin, dan sedikitnya hanya 300 jurnal ilmiah nasional yang telah mendapatkan akreditasi LIPI. Sedangkan data dari Scimagojr, Journal and Country Rank tahun 2011 menunjukkan selama kurun 1996-2010 Indonesia telah memiliki 13.047 jurnal ilmiah. Dari 236 negara yang diranking, Indonesia berada di posisi ke-64. Sementara Malaysia telah memiliki 55.211 jurnal ilmiah dan Thailand 58.931 jurnal ilmiah. (Kompas.com, 7/2/2012).

Data dari UNDP dan LIPI tersebut sudah menjadi bukti konkret rendahnya minat baca masyarakat Indonesia.

 Kegiatan Kampanye.

Kampanye yang dilakukan oleh PT Gramedia Indonesia ini merupakan kampanye untuk menambah literasi dan menumbuhkan minat baca. Kampanye ini merupakan salah satu bentuk aktivitas melawan kemalasan yang timbul dalam diri publik yang enggan membaca serta  untuk mencapai usaha misi 1001buku untuk membuat anak-anak Indonesia gemar membaca. Ketersediaan bahan bacaan bukanlah jaminan bahwa seorang anak akan terbuka matanya akan keindahan dunia yang disajikan oleh pelangi yang ditawarkan oleh buku-buku yang melimpah. Dengan demikian, kampanye #ReadOrYouWillBeZero ini gencar memerangi kemalasan.

Perencanaan dan Program PR.

a.       Tujuan dan Sasaran.

ü  Menambah hubungan/relasi antara perusahaan dan publik. Hal ini dimaksudkan bahwa Gramedia mencoba untuk mengkampanyekan minat membaca bagi publik dengan mengadakan bazar buku yang didalamnya terdapat beberapa events penunjang dari kampanye ini, seperti tersedia ruangan yang didalamnya terdapat bermacam-macam buku kemudian setiap orang yang telah membaca buku lalu diberi goody bag, terdapat games menarik dari berbagai usia mulai untuk anak-anak sampai dewasa seperti menyusun puzzle, hingga memecahkan teka-teki yang semua jawabannya terdapat dalam buku-buku tersembunyi.

ü  Untuk mengajak generasi muda Indonesia agar lebih peduli akan membaca buku.

ü  Mewujudkan generasi muda Indonesia yang gemar membaca di kalangan siswa dan juga mahasiswa.

ü  Menumbuhkan semangat membaca dalam diri masing-masing publiknya.

b.      Target Khalayak.

Adapun target khalayak yaitu anak-anak, siswa-siswi SD, SMP, SMA, mahasiswa-mahasiswi, orang tua, serta publik pada umumnya.

Hal ini dikarenakan, pendidikan membaca itu akan lebih baik jika dimuli dari anak-anak. Karena segala sesuatu yang sudah dibiasakan sejak dini, maka akan membawa dampaknya dikemudian hari.

c.       Strategi komunikasi

ü  Menyadarkan publik tentang pentingnya membaca yang dimulai dejak dini.

ü  Membuat publik lebih tertarik pada dunia membaca baik itu dari buku langsung maupun dari aplikasi di gadget.

ü  Mengubah attitude publik dari yang semula menganggap membaca itu adalah kegiatan yang sangat membosankan hingga akhirnya publik merasakan sendiri bahwa pada dasarnya membaca buku itu adalah sesuatu yang menyenangkan.

ü  Melibatkan publik Indonesia untuk ikut kampanye dengan menggunakan opinion leader di social media seperti Twitter, group Facebook, Instagram, dan menampilkan video di Youtube. Sehingga dengan cara seperti ini, penyebaran kampanye akan lebih mudah.

d.      Communication Channel.

1.      Media Massa.

-          Twitter

-          Facebook

-          Instagram

-          Youtube

-          Iklan di televise dan radio

2.      Media Cetak.

-          Spanduk

-          Banner

-          Backdrop

-          Flyer

e.       Taktik

ü  Membuat akun di sejumlah media social seperti Twitter @ReadOrYouWillBeZero. Facebook group dan Facebook page Read Or You Will Be Zero, membuat akun Youtube untuk mengunggah video kampanye tersebut, serta membuat akun Instagram @Read Or You Will Be Zero.

ü  Mengajak opinion leader, siswa-siswi, mahasiswa-mahasiswi, dan sebagainya untuk menyukseskan kampanye dalam segi word of mouth di berbagai social media.

ü  Membuat sharing khusus dan keterlibatan publik untuk mengikuti kampanye ini lewat hastag di Twitter maupun Instagram (#Read Or You Will Be Zero). Sehingga dari sini diharapkan akan timbul sebuah perasaan simpati dan empati dari berbagai kalangan publik untuk sadar dan beraksi terhadap kampanye tersebut.

ü  Membuat promo campaign yang diharapkan dapat membuka mindset para khalayak untuk bergerak memulai membaca.

f.       Grand Key Message Dan Key Message

a.       Grand Key Message

#ReadOrYouWillBeZero

b.      Key Message

o   Mengajak publik untuk mulai berkarya dengan tulisan.

o   Memberikan pemahan kepada publik bahwa pada dasarnya menulis itu dapat meningkatkan pola pikir.

g.      Memformulasikan program PR

ü  Membuat kampanye #ReadOrYouWillBeZero.

Tindakan  dan Komunikasi

ü  Kampanye ini akan dilaksanakan pada :

·         Waktu dan Tempat Pelaksanaan,

Waktu           : 05 Maret 2017.

Tempat          : ICE (Indonesia Convention Exhibition) BSD.

ü  Cara Pelaksanaan Kampanye.

1.      Memasang banner dan spanduk di pinggir jalan serta backdrop di Toko Gramedia.

2.      Bagi publik yang ingin mengikuti events ini, cukup registrasi di bagian registrasi. Registrasi ini bersifat gratis tidak dipungut biaya apapun.